Соблюдение требований к заработной плате в децентрализованной экономике: местные правила, глобальное влияние
Современному бизнесу больше не нужно мыслить географически в современном динамичном мире. С появлением удаленной работы, распределенных команд и работы на основе концертов бизнес-лидеры сталкиваются с дилеммой: технологии будут поддерживать распределенную рабочую силу, но они также создадут паутину сложных местных налогов на заработную плату. Для финансовых руководителей, специалистов по расчету заработной платы и бухгалтерских отделов сложность работы в таком многоуровневом мире стала стратегической необходимостью.
В то время как децентрализованная экономика обеспечивает свободу и доступ к более широкому кругу талантливых специалистов, а также оперативную гибкость, она сопряжена с другим уровнем рисков соблюдения нормативных требований. Специалистам по расчету заработной платы приходится выполнять сложные федеральные, штатные и местные обязательства, одновременно управляя перемещением сотрудников и различными сложностями в разных юрисдикциях. Ошибки при расчете заработной платы могут привести к расходам, операционным проблемам и привлечь внимание регулирующих органов. В этой статье мы рассмотрим сложность управления местными налогами на заработную плату в децентрализованной рабочей силе и рассмотрим идеи, технологии и международные соображения по соблюдению требований и поддержанию роста бизнеса.
Децентрализованная экономика: Тенденции в сфере трудовых ресурсов повышают сложность
Трансформация географии занятости с помощью удаленной работы
Наиболее значительным изменением является пересмотр того, где «работа» означает. Сотрудники теперь могут проживать за сотни или тысячи миль от того места, где расположена компания, что означает новые обязанности по подаче налоговых деклараций и уплате налогов, привязанные к месту их проживания и/или работы. Отделам расчета заработной платы поручено отслеживать принципы ежедневной работы сотрудников, чтобы обеспечить надлежащее удержание налогов и отчетность.
Сложности, связанные с экономикой работы и взаимоотношениями с подрядчиками
Фрилансеры, независимые подрядчики и сотрудники, работающие над краткосрочными проектами в рамках отношений «работник-работодатель», могут еще больше усложнить обязанности по заработной плате, подаче налоговых деклараций и выплатам на протяжении всей работы в различных компаниях. юрисдикции, опять же, без «привязки к рабочему месту» и учета заранее согласованных условий контракта или привлечения сотрудников-подрядчиков или фрилансеров.
Глобальная занятость и обратная сторона международного/удаленного рабочего места
Все больше и больше компаний нанимают сотрудников за границей, в результате чего им приходится работать за рубежом. Даже если сотрудники работают на американскую компанию или работодателя, но работают или соглашаются работать за пределами США, это может означать, что компании необходимо будет учитывать трудовое законодательство и/или последствия социального обеспечения или налогообложения.
Начало прекращения привязки к физической занятости
Времена, когда считалось, что занятость может быть привязана к юрисдикции, подходят к концу. Если трудовые отношения или обязательства не имеют очевидной основы, в которой функции расчета заработной платы могут быть централизованы, то для понимания соблюдения налогового законодательства и выплаты заработной платы, по крайней мере с юридической точки зрения, будет необходима «распределенная» стратегия для постоянных сотрудников.
Понимание местных условий налогообложения заработной платы
Обзор уровней налогообложения: федерального, штата и местного
Понимание различных уровней налогообложения является отправная точка для соблюдения требований к заработной плате. Обязательства по федеральному налогу на заработную плату не являются сложными, однако в каждом штате и населенном пункте действуют различные правила. В то время как некоторые местные законы устанавливают свой собственный режим подоходного налога, в других населенных пунктах взимаются специальные налоги (например, налоги школьного округа).
Юрисдикции с местным подоходным налогом
Города, округа и другие муниципалитеты могут иметь у них свои собственные требования к удержанию налогов, а также могут быть разные сроки подачи документов. Организациям необходимо будет вести точный учет налогового резидентства каждого сотрудника, чтобы избежать штрафных санкций.
Налоги школьного округа или специальные сборы
В дополнение к традиционным муниципальным налоговым требованиям в некоторых юрисдикциях взимаются налоги школьного округа или сообщества. Эти обязательства иногда игнорируются, но могут иметь существенные финансовые последствия, если они не будут учтены должным образом.
Населенные пункты будут часто менять налоговые ставки
В отличие от налоговых ставок штатов или федеральных налогов, местные налоговые ставки будут часто меняться (например, ежеквартально или ежегодно). Системы начисления заработной платы организации должны будут управлять изменениями налоговых ставок в режиме реального времени, чтобы обеспечить их соответствие требованиям.
Как удаленная работа усложняет местные налоги на заработную плату
Создание связи с помощью удаленных сотрудников
Любой сотрудник, работающий удаленно в другом штате или населенном пункте, может создать взаимосвязь для целей налогообложения, которая приводит к обязательствам работодателя по удержанию, отчетности и подаче корпоративного подоходного налога.
Соглашения о взаимном налогообложении между юрисдикциями
В нескольких штатах заключены соглашения о взаимном налогообложении, призванные облегчить бремя удержания налогов, когда сотрудники являются резидентами одной юрисдикции, но работают в другой. Специалисты по расчету заработной платы должны будут внимательно изучить эти соглашения, чтобы убедиться в правильности удержаний и отчетности, чтобы избежать возможного двойного налогообложения или недоплаты сотруднику.
Выбор временного и постоянного удаленного работника
Правила краткосрочной дистанционной работы могут отличаться от правил для сотрудников, постоянно переезжающих на удаленную работу. Таким образом, работодатели должны иметь четкую политику в отношении определения временных назначений в противовес долгосрочному соглашению о дистанционной работе.
Налоговые обязательства при переезде или командировке сотрудников
Сотрудники, которые постоянно переезжают в течение года, могут создавать дополнительные проблемы с соблюдением требований к удержанию налогов, поскольку удержание должно соответствовать требованиям каждой юрисдикции на данный момент работа выполнена.
Проблемы налогообложения заработной платы в нескольких юрисдикциях для растущего бизнеса
Отслеживание местонахождения сотрудников в режиме реального времени
Сегодняшним специалистам по расчету заработной платы нужны инструменты, позволяющие отслеживать, где работают сотрудники. в режиме реального времени. Для правильного расчета удержаний в разных юрисдикциях необходимо собрать точные данные.
Управление удержаниями в десятках налоговых юрисдикций
Поскольку сотрудники работают в разных штатах или муниципалитетах, для управления удержаниями требуются автоматизированные системы, которые могут изменять правила и ставки по мере необходимости.
Требования к оформлению документов и переводу средств в зависимости от населенного пункта
В каждом населенном пункте могут быть свои собственные процедуры оформления документов и перевода средств, а также своя частота подачи документов. Чтобы соответствовать требованиям, необходимо отслеживать всю документацию и последовательно следовать процессам.
Проблемы с отчетностью и выверкой на конец года
Местные налоги на заработную плату еще больше усложняют процесс W-2, отчетность по 1099 и другие формы выверки на конец года. Ошибки на этом этапе могут привести к проверкам и штрафным санкциям.
Финансовые последствия соблюдения местных налогов на заработную плату
Прямые расходы: налоговые обязательства и административное бремя
Неуплата местных налогов на заработную плату может привести к прямым затратам неуплаченных налогов и сборов для корректировки заработной платы.
Косвенные расходы: штрафы, проценты и риски, связанные с аудиторской проверкой
Несвоевременное представление отчетности, ошибки и неполное удержание налогов подвергают организацию риску получения штрафов, процентов и повышенной подверженности аудиторскому риску. Эти косвенные издержки могут быстро и значительно возрасти для компаний с распределенной рабочей силой.
Влияние на денежный поток и оборотный капитал
Непредвиденные налоговые обязательства могут нарушить движение денежных средств и привести к ограничению оборотного капитала для растущих организаций, работающих в нескольких юрисдикциях.
При составлении бюджета для расширения на новых рынках
Предприятиям следует учитывать местные налоговые обязательства в стратегии расширения. Игнорирование требований законодательства на новых рынках может привести к возникновению у вас значительных обязательств за прошлые периоды.
Технологические решения для местного управления налогами на заработную плату
Автоматизированные механизмы расчета налогов
Современные платежные платформы включают автоматизированные системы для точного расчета государственных и местных налогов на заработную плату в зависимости от места работы и размера оплаты труда сотрудников, а также от нормативных актов юрисдикции.
Изменение налоговых ставок в режиме реального времени
Многие облачные платформы расчета заработной платы разрабатываются с прямой интеграцией с данными от налогового провайдера. При изменении налоговых ставок или законов информация о ставках немедленно доводится до сведения соответствующих государственных органов для обеспечения точности удержания и перечисления налогов.
Интеграция с системами учета рабочего времени и HR-системами
Подключение к HRIS и системам учета рабочего времени позволяет компаниям соответствующим образом соотносить часы работы сотрудников, их местонахождение и начисление заработной платы, чтобы минимизировать ввод данных, риски соблюдения требований и невыполнение требований к отчетности.
Облачные решения для расчета заработной платы для удаленных, распределенных финансовых команд
Финансовые команды и отделы кадров могут совместно работать над облачными решениями для расчета заработной платы, сохраняя при этом централизованное управление и контроль соответствия требованиям.
Стратегическое планирование соблюдения налогового законодательства децентрализованной рабочей силой
Политика в отношении местоположения и руководящие принципы организации работы сотрудников
Четко сформулированные правила помогают сотрудникам понять, как удаленная работа может повлиять на их налоговые обязательства и удержания налогов.
Учет налоговых последствий при принятии решений о найме
Организациям следует учитывать местные налоговые последствия при приеме на работу или перемещении сотрудников, чтобы избежать налоговых обязательств, которые могут стать неожиданностью.
Реструктуризация компенсаций в связи с налоговыми различиями
Новые компенсационные пакеты могут учитывать различия в местных налогах на заработную плату, обеспечивая при этом стабильность сотрудников.
Планирование сценариев размещения сотрудников
Моделирование и анализ “что будет, если” позволят финансовым руководителям моделировать обязательства по выплате заработной платы в разных местах или в сценариях удаленной работы.
Международные аспекты соблюдения требований к заработной плате на местном уровне
Работодатели в США, имеющие иностранную рабочую силу
Нанимающие физических лиц в другой стране, могут обязать работодателей устанавливать местную систему начисления заработной платы налоговые удержания, обязательства по социальному обеспечению и трудовому налогу в стране проживания работника.
Иностранные работодатели, работающие в США
Международные организации, использующие американских работников, должны соблюдать федеральные, государственные и местные обязательства по удержанию налогов.
Вопросы налогообложения постоянных представительств
Удаленные работники, нанятые в новых юрисдикциях, могут создать налогооблагаемое постоянное присутствие организации, что может привести к обложению бизнеса корпоративным подоходным налогом в этих юрисдикциях.
Вопросы, связанные с международными налоговыми соглашениями
Страны заключают соглашения друг с другом, которые могут смягчать обязательства по удержанию налогов, но работодатели должны убедиться, что они имеют на это право, и вести документацию в соответствии с местными требованиями.
Заключение
Децентрализованная рабочая сила обеспечивает гибкость и доступ к международному кадровому резерву, но она также создает беспрецедентную сложность, когда дело доходит до местных налоговых обязательств по заработной плате. Работодатели, использующие стратегическое планирование соблюдения требований законодательства, технологические платформы и эффективное отслеживание местонахождения сотрудников, могут снизить свои риски, повысить эффективность расчета заработной платы и процветать в новой децентрализованной экономике. Эффективно управляя местными налоговыми обязательствами и выплатой заработной платы, работодатели могут справляться с этими сложностями, создавая уникальное конкурентное преимущество, поддерживая рост бизнеса и обеспечивая удовлетворение сотрудников и регулирующих органов.
Другие статьи: